Product Requirements Document - Odoo

Résumé Exécutif

L'implémentation d'Odoo 18 vise à établir une colonne vertébrale numérique centralisée pour les activités multi-facettes de Kalpana : hôtellerie de luxe, restauration gastronomique, sport de haut niveau et commerce de détail. Ce projet transforme la gestion réactive en une gestion préventive et stratégique, garantissant une vision à 360° et une excellence de l'expérience client pour une clientèle exigeante, tout en optimisant la productivité et en supportant les objectifs de durabilité. Odoo sera configuré en mode multi-sociétés pour assurer une séparation stricte des données entre les entités (Kalpana et Le Chalet).

Critères de Succès

Succès Utilisateur

• Reconnaissance à l'arrivée : 100 % des clients ayant acheté sur l'épicerie en ligne sont reconnus par le personnel dès le check-in.
• Anticipation Gourmet : 100 % des produits partent à la vente dès leur mise en vente.
• Fluidité de facturation : 1 facture unique en fin de séjour (englobant Kite, Restaurant, Shop, Hôtel).
• Diversité Culinaire : 0 répétition subie de plats identiques servis à un même client sur un séjour de 14 jours (hors plats signature).
• Vitesse de Check-in : Moins de 3 minutes pour valider un dossier complet (incluant préférences kite et restaurant).
• Coordination Cuisine : Moins de 15 secondes entre la prise de commande et l'affichage en cuisine principale/externe (via wifi).
• Précision des Stocks : Moins de 1 % d'écart entre l'inventaire physique des produits importés et les données Odoo.
• Sérénité Fiscale : 0 minute passée par le personnel administratif à effectuer des tâches manuelles administratives (automatisation totale par CNAE).

Succès Commercial

• Désintermédiation (à 3 mois) : Part des réservations directes via le portail Odoo supérieure à 30 % des réservations totales.
• Taux d'occupation bungalows (à 6 mois) : 55 % d'occupation moyenne des 10 bungalows haut de gamme.
• Revenu additionnel par client (à 6 mois) : Augmentation de 25 % du revenu additionnel par client (Upsell : Cours de Kite + Restaurant + Boutique) par rapport au prix de la chambre.
• Rentabilité par branche (à 12 mois) : Chaque unité (Kite Club, Restaurant, Hôtel) doit avoir un compte de résultat (P&L) positif indépendant, visible en temps réel par la direction.

Succès Technique

• Taux de disponibilité (Uptime) : 99,9 % (hors maintenance planifiée).
• Fiabilité des sauvegardes (Backup success rate) : 100 % (stratégie de sauvegarde et de restauration validée).
• Fréquence des incidents critiques : 0 par mois (aucun blocage du processus de vente ou du check-in).
• Temps de réponse des API : Moins de 500 ms (synchronisation instantanée épicerie en ligne/stock).
• Temps de chargement des pages sur tablettes (POS/Réception) : Moins de 2 secondes.
• Délai de synchronisation omnicanale : Moins de 30 secondes entre un achat en ligne et la mise à jour du profil client.
• Couverture de la conformité fiscale : 100 % (calcul et génération automatique des taxes municipales de Parnaíba pour tous les codes CNAE et taxes brésiliennes afférentes).
• Couverture des rapports environnementaux : 100 % (traçabilité des cycles de maintenance des équipements basse consommation).
• Séparation des données (Multi-sociétés) : Zéro brèche (garantie d'une séparation stricte des données et configurations entre entités).
• Taux d'erreur API / Webhook : Moins de 0,1 %.
• Consommation Serveur : Optimisée (respect des limites de l'installation solaire).

Portée du Produit et Développement Phased

Stratégie MVP

L'approche MVP se concentre sur la résolution des problèmes critiques et la validation des hypothèses clés. Elle vise à prouver la faisabilité et la valeur ajoutée d'Odoo 18 en :

1. Unifiant l'expérience client : De l'e-commerce à l'hôtel, en assurant une reconnaissance client et un parcours "sans couture".
2. Automatisant la gestion des stocks : Spécifiquement pour le restaurant, avec un suivi précis pour minimiser le gaspillage.
3. Sécurisant la conformité fiscale : En automatisant le calcul et la génération des taxes spécifiques à Parnaíba.

Le système devra fonctionner de manière robuste dans l'environnement isolé du Delta, avec une infrastructure réseau capable de résister à ses conditions.

Fonctionnalités MVP (Phase 1)

• Portail Client unique : Permet une reconnaissance et une personnalisation de l'expérience client dès l'arrivée.
• Check-in instantané sur tablette : Pour le personnel de réception, incluant la synchronisation des réservations, l'attribution du bungalow et les préférences client.
• Gestion des stocks automatisée : Via Nomenclatures (BOM) pour le restaurant, avec déduction automatique des consommations en temps réel.
• Épicerie fine en ligne : Lancement opérationnel pendant la phase de construction pour valider l'omnicanalité des stocks.
• Paramétrage et test de génération de factures électroniques (NF-e) : Conformes à la mairie de Parnaíba.
• Architecture Multi-sociétés Odoo : Avec une séparation stricte des données entre entités (Kalpana, Le Chalet).
• Tableau de bord P&L par branche : Offre une vue en temps réel de la rentabilité de chaque activité pour la direction.
• Calcul automatisé de l'ISS de Parnaíba : Selon les codes CNAE spécifiques.

Fonctionnalités Post-MVP (Phase 2 - Croissance)

• Marketing Automation & Segmentation CRM avancée.
• Module de Feedback & NPS Intégré.
• Portail Client Avancé (Espace "Mon Kalpana") pour la pré-réservation d'activités et choix de menus.
• Gestion Avancée de la Maintenance du Matériel (cycles de vie).
• Module d'Événementiel (Kite & Gastronomie) pour planification et commercialisation.
• Yield Management (Tarification Dynamique) des bungalows.
• Base de Connaissances (E-learning) et Gamification du Personnel.
• Gestion des activités (transferts, excursions) et Suivi Logistique des Approvisionnements Complexes.

Vision Future (Phase 3 - Expansion)

• Gestion Éco-Intelligente et Autonome (IoT & IA pour maintenance prédictive, domotique bioclimatique).
• Hyper-Personnalisation Prédictive (IA Concierge, Reconnaissance Biométrique "wallet-less").
• Intégration Terroir & Communauté (Marché Local Numérique, Blockchain & Traçabilité).
• Monitoring Scientifique et Environnemental (Suivi des espèces, Downwind Virtuel & Réalité Augmentée).
• Pilotage "Dual-Site" Suisse-Brésil avec Jumeau Numérique (réplique 3D temps réel du complexe).

Stratégie d'Atténuation des Risques

• Risques Techniques (Connectivité) : Validation via un "Stress-Test" du routeur WiFi simulant des conditions opérationnelles intenses.
• Risques Marché (Adoption Client) : Lancement de l'épicerie fine en ligne pendant la phase de construction du complexe physique.
• Risques liés aux Ressources (Complexité Fiscale) : Validation par le paramétrage et le test de la génération de factures électroniques (NF-e).

Parcours Utilisateurs

M. Dubois, le Connaisseur Conquis (Client de l'Hôtel)

Scénario : Arrivée d'un client européen ayant déjà acheté en ligne, souhaitant un accueil rapide et personnalisé.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : M. Dubois est accueilli par son nom, ses préférences sont connues (boisson fraîche, matériel de kite prêt). Le check-in est fluide via tablette, les activités sont réservées en direct. Au départ, une facture unique est disponible sur mobile, sans effort.

Sébastien, le Stratège Connecté (Direction et Associés)

Scénario : Gérant à distance (Suisse/São Paulo) confronté à des données fragmentées et des incertitudes fiscales.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Accède en temps réel à un tableau de bord consolidé (taux d'occupation, CA, P&L par branche). Surveille la conformité fiscale brésilienne sans effort manuel.

Maria, la Maîtresse de Maison Optimisée (Équipe Hôtelière)

Scénario : Réceptionniste submergée par la paperasse et les demandes de coordination inter-services.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Gère check-in/out, attributions de bungalows et préférences client via une interface mobile unique.

Chef Joao, le Cuisinier Stratège (Équipe de Restauration)

Scénario : Chef stressé par la gestion des stocks de produits frais et importés pour des soirées thématiques.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Planifie les menus et gère les stocks en temps réel grâce aux BOM. Reçoit des alertes de réapprovisionnement.

Ricardo, le Gardien du Matériel (Équipe du Club de Kite)

Scénario : Responsable du matériel débordé par l'inventaire manuel, les locations et la maintenance des équipements.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Dispose d'un inventaire numérique précis du matériel. Gère plannings de cours, locations et maintenance via une tablette étanche.

Carolina, la Gérante Omnicanale (Équipe du Commerce et de l'Épicerie Fine)

Scénario : Gère les ventes en ligne et physiques avec des stocks désynchronisés et des problèmes d'expédition.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Bénéficie d'un stock unique omnicanal. Reçoit des alertes de péremption pour les produits frais.

Mme. Silvia, la Gardienne des Chiffres Sereine (Personnel Administratif et Comptable)

Scénario : Submergée par la paperasse et la complexité fiscale brésilienne.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Centralisation et automatisation des transactions. Calcul automatique des taxes (ISS de Parnaíba). Tableaux de bord financiers en temps réel.

Roberto, le Technicien Préventif (Équipe de Maintenance et Logistique)

Scénario : Gère la maintenance en mode "pompier" sans visibilité historique ni planification.

Nouvelle Réalité (avec Odoo) : Inventaire complet des équipements critiques. Planification automatisée de la maintenance préventive avec ordres de travail.

Domain-Specific Requirements

Conformité et Réglementations

Conformité Fiscale et Comptable (Localisation Brésilienne)

• Taxes Municipales (ISS) : Automatisation du calcul de l'ISS pour Parnaíba (taux de 2% à 5% selon les codes CNAE).
• Facturation Électronique (NF-e) : Émission de factures de services conformes aux exigences de la mairie de Parnaíba sans intervention manuelle.
• Obligations Sociétales : Production de démonstrations financières annuelles et de rapports pour Kalpana Ltda.

Réglementations Environnementales (APA Delta do Parnaíba)

• Licenciement Environnemental : Obtention des licences obligatoires auprès de la SEMARH-PI et de l'IBAMA.
• Protection de la Faune (Tortues Marines) : Conformité avec la réglementation stricte interdisant toute lumière dirigée vers l'océan la nuit.
• Gestion des Ressources et Déchets : Respect des interdictions de rejet d'effluents sanitaires à ciel ouvert.

Prévention de la Fraude

1. Contrôle d'Accès et Authentification (MFA)

• Authentification Multi-Facteurs (MFA) : Pour les transactions critiques (validation P&L, modification paramètres fiscaux, accès données bancaires).
• Isolation Multi-sociétés (Multi-tenant) : Garantir une étanchéité totale des données entre Kalpana et Chalet.
• Matrice de Permissions (RBAC) : Les accès doivent être strictement limités selon les rôles.

2. Intégrité des Transactions et Détection d'Anomalies

• Piste d'Audit Systématique (Audit Trail) : Enregistrer 100 % des modifications effectuées sur les écritures comptables.
• Précision Chirurgicale des Stocks : Une marge d'erreur supérieure à 1 % doit déclencher une alerte automatique d'anomalie.
• Validation des Flux de Production (BOM) : Paramétrage strict des nomenclatures.

Contraintes Techniques Clés

• Disponibilité et Performance : Taux de disponibilité : 99,9 %. Temps de réponse API : < 500 ms. Temps de chargement : < 2 secondes via WiFi.
• Sécurité et Confidentialité : Séparation stricte des données ("Zéro brèche") en configuration multi-sociétés.
• Intégration et Conformité Fiscale : Intégration totale pour une facture unique en fin de séjour.
• Consommation Énergétique : Matériel informatique à basse consommation pour respecter les limites de l'installation solaire.
• Synchronisation Omnicanale : Infrastructure réseau robuste pour supporter synchronisation en < 30 secondes.

Modèles de Domaine Pertinents

• Hôtellerie (PMS & CRM) : Gestion de bungalows haut de gamme avec calendrier visuel pour éviter le surbooking.
• Gastronomie (POS & BOM) : Point de vente mobile pour le restaurant avec gestion des Nomenclatures.
• Sport (Location & Planning) : Suivi du matériel, planning des instructeurs, gestion de la facturation.
• Commerce (E-commerce & Logistique) : Épicerie fine en mode omnicanal avec synchronisation des stocks.
• Maintenance et Durabilité : Maintenance préventive des actifs critiques avec respect des normes de l'APA.

Exigences Spécifiques au Type de Projet

Niveaux d'Accès et de Fonctionnalités

1. Architecture Multi-sociétés et Isolation des Données

Le système assure une séparation stricte entre les entités juridiques afin d'éviter toute « brèche de silo ».

• Accès Étendu (Niveau Groupe) : Les associés possèdent un accès global leur permettant de basculer entre Kalpana Ltda et le Chalet du Cirque pour une supervision consolidée.
• Accès Limité (Niveau Entité) : Le personnel opérationnel est restreint aux données de sa société d'affectation.

2. Matrice d'Accès par Rôles Utilisateurs (RBAC)

• Niveau Stratégique (Direction) : Accès total aux tableaux de bord financiers, aux rapports de P&L par branche et aux données d'investissement.
• Niveau Managérial (Chefs de service) : Accès aux outils de pilotage de leur unité.
• Niveau Opérationnel (Staff) : Accès restreint aux interfaces d'exécution sur tablettes (POS, Check-in, Suivi du matériel).
• Niveau Support et Audit : Accès aux configurations techniques et au monitoring du système.

3. Design Réactif et Support d'Appareils

• Tablettes (Usage Opérationnel Dominant) : Temps de chargement < 2 secondes.
• Smartphones (Usage Directionnel et Client) : Utilisés par la direction et les clients.
• Desktop / Laptops (Usage Administratif) : Pour analyse des rapports P&L et configuration fiscale.

4. Navigateurs et Versions Minimales

• Desktop : Chrome, Firefox, Safari (2 dernières versions majeures).
• Mobile et Tablettes : Safari iOS 15+, Chrome Android 12+.

Stratégie SEO et Accessibilité

Objectifs SEO : Indexation sélective pour pages publiques, désintermédiation avec >70% réservations directes.

Mots-clés stratégiques : "Eco-hôtel de luxe Parnaíba", "Kitesurf pro Ilha Grande", "Restaurant gastronomique Parnaíba".

WCAG 2.1 Niveau AA : Conformité pour utilisation universelle. Mode contraste élevé, navigation au clavier, compatibilité lecteurs d'écran.

Exigences Fonctionnelles

Gestion Clientèle & Réservations (CRM & PMS)

• FR1 : Personnel de réception peut identifier clients ayant historique d'achat en ligne lors du check-in.
• FR2 : Consolider toutes les dépenses d'un client sur une facture unique en fin de séjour.
• FR3 : Enregistrer l'historique des plats servis pour éviter répétition sur longs séjours.
• FR4 : Personnel de réception peut valider dossiers clients complets en < 3 minutes.
• FR5 : Client peut effectuer réservation directe pour l'hôtel via plateforme dédiée.
• FR6 : Gérer réservations de bungalows via calendrier visuel.
• FR7 : Prévenir le surbooking de bungalows.
• FR8 : Maintenir fiche client unique et centralisée (CRM).
• FR9 : Personnel peut reconnaître client dès arrivée en utilisant sa fiche unique.
• FR10 : Imputer automatiquement dépenses (kite, restaurant, boutique) sur le folio de chambre.
• FR11 : Segmenter les clients en fonction de leur historique et préférences.
• FR12 : Envoyer des offres ciblées aux clients via marketing automation.
• FR13 : Automatiser envoi de questionnaires de satisfaction et collecte de feedback.
• FR14 : Client peut pré-réserver activités et choisir menus via portail client avancé.
• FR15 : Ajuster dynamiquement les prix des bungalows en fonction de la demande.
• FR16 : Client peut interagir avec interface vocale multilingue.
• FR17 : Client peut effectuer paiements par reconnaissance biométrique.

Gestion des Stocks & Restauration

• FR18 : Gérer les stocks de produits pour minimiser gaspillage et maximiser ventes.
• FR19 : Personnel de salle peut transmettre commandes du restaurant aux cuisines en temps réel.
• FR20 : Garantir suivi d'inventaire avec marge d'erreur < 1 %.
• FR21 : Personnel peut prendre commandes mobile sur tablette pour le restaurant.
• FR22 : Gérer les recettes et nomenclatures (BOM) pour plats du restaurant.
• FR23 : Déduire automatiquement stocks de produits basés sur ventes et BOM.
• FR24 : Suivre en temps réel les stocks de produits frais.
• FR25 : Synchroniser les stocks entre module e-commerce et shop physique.
• FR26 : Automatiser flux logistiques et transferts de stock entre zones du site.

Gestion des Activités Sportives (Kite)

• FR27 : Gérer planning des cours de kite et des instructeurs.
• FR28 : Suivre matériel de location (ailes, planches).
• FR29 : Gérer attribution et facturation des espaces de stockage de matériel.
• FR30 : Suivre cycles de vie du matériel de kite (maintenance).
• FR31 : Gérer réservation et suivi des transferts et activités annexes.

E-commerce & Logistique

• FR32 : Synchroniser achats épicerie en ligne avec profil client en < 30 secondes.
• FR33 : Client peut acheter produits via module e-commerce intégré.
• FR34 : Gérer et suivre expéditions locales de l'épicerie fine.
• FR35 : Intégrer marché local numérique pour producteurs artisanaux.
• FR36 : Assurer traçabilité complète des produits.

Administration, Finances & Conformité

• FR37 : Automatiser tâches administratives liées à la fiscalité.
• FR38 : Générer rapports P&L par branche avec synchronisation < 30 secondes.
• FR39 : Calculer et générer automatiquement taxes municipales et brésiliennes selon codes CNAE.
• FR40 : Automatiser calcul de l'ISS de Parnaíba selon codes CNAE.
• FR41 : Accéder à tableaux de bord financiers consolidés avec P&L par branche actualisés < 30 secondes.

Maintenance & Durabilité

• FR42 : Assurer traçabilité des cycles de maintenance des équipements.
• FR43 : Suivre préventivement les infrastructures critiques via module de maintenance.
• FR44 : Utiliser données de capteurs pour anticiper les pannes.
• FR45 : Ajuster automatiquement éclairage et ventilation des bungalows selon environnement.
• FR46 : Mettre à jour recommandations d'activités toutes les 30 minutes selon données météo.
• FR47 : Recenser observations d'espèces (Guarás, tortues) et partager données environnementales.

Gestion du Capital Humain

• FR48 : Personnel peut accéder à modules de formation interactifs (e-learning).
• FR49 : Mettre en place système de récompenses basé sur KPI de performance du personnel.

Outils & Interfaces Avancées (Vision Future)

• FR50 : Client peut explorer spots de kite de manière immersive.
• FR51 : Visualiser réplique 3D du complexe (Jumeau Numérique) intégrant données d'occupation, stocks et maintenance avec mise à jour < 30 secondes.

Exigences Non-Fonctionnelles

Performance & Réactivité

• NFR1 : Garantir taux de disponibilité (Uptime) de 99,9 % mesuré mensuellement par monitoring (Netdata/Grafana).
• NFR2 : Temps de réponse API < 500 ms pour opérations critiques.
• NFR3 : Temps de chargement pages sur tablettes (POS/Réception) < 2 secondes via WiFi.
• NFR4 : Délai de synchronisation omnicanale < 30 secondes entre achat en ligne et mise à jour profil client.

Fiabilité & Robustesse

• NFR5 : Taux de succès sauvegardes (Backup success rate) = 100 % avec stratégie validée.
• NFR6 : Fréquence incidents critiques = 0 par mois (aucun blocage processus vente ou check-in).

Sécurité & Confidentialité

• NFR7 : Séparation données multi-sociétés doit garantir "zéro brèche".
• NFR8 : Taux d'erreur API / Webhook < 0,1 %.
• NFR9 : Garantir confidentialité absolue fiches clients par isolation multi-sociétés stricte (Zéro brèche) et RBAC.

Conformité & Réglementations

• NFR10 : Assurer automatisation 100 % localisation fiscale brésilienne incluant calcul ISS Parnaíba et émission NF-e.
• NFR11 : Garantir protection tortues marines par pilotage automatisé (IoT) éclairage extérieur avec obscurité totale côté mer.

Efficacité Énergétique

• NFR12 : Consommation électrique infrastructure informatique < 5 % production quotidienne moyenne installation photovoltaïque, monitorée temps réel avec autonomie 48h garantie.

Conclusion

Ce Product Requirements Document (PRD) établit une vision claire et ambitieuse pour la transformation numérique d'Odoo 18 chez Kalpana. En combinant rigueur technique, conformité réglementaire, et excellence en matière de service client, Odoo deviendra la colonne vertébrale opérationelle d'une plateforme multi-sectorielles exemplaire.

La réussite de ce projet repose sur :

• Une vision claire et partagée de la transformation numérique;
• Une équipe de projet engagée et formée aux meilleures pratiques;
• Un partenaire technologique solide et expérimenté en contextes multi-sectoriels;
• Une gestion rigoureuse des risques et des dépendances externes.

Document finalisé et validé pour l'implémentation